Com a crise econômica, praticamente, todas as empresas brasileiras passaram a se debruçar sobre um assunto que, até então, não era visto como muito relevante: a produtividade dentro do escritório.
Afinal, quando os recursos financeiros se tornam escassos, é preciso encontrar maneiras de fazer com que eles rendam o máximo possível, tornando o negócio mais competitivo.
O problema é que, em boa parte dos casos, os empreendedores acreditam que é preciso realizar grandes gestos e investir uma alta soma de dinheiro para tornar sua empresa mais eficiente.
Isso não é verdade! Com a ajuda de pequenas mudanças na rotina de trabalho, é possível fazer com que a equipe produza muito mais.
Quer aprender mais a respeito disso? Então continue lendo e confira algumas dicas para tornar o escritório da sua empresa muito mais eficiente.
Conte com móveis de qualidade
Ao montar um escritório para uma empresa, a prioridade dos empreendedores costuma ser encontrar moveis baratos e que sejam entregues rapidamente.
Porém, é preciso ter em mente que o barato pode sair caro. Além da questão estética, pode ser que a mobília comprada não se ajuste às necessidades da empresa.
Por exemplo, no caso daquelas que lidam com muitos documentos em formato físico, contar com um local para arquivá-los é fundamental.
Por conta disso, ao mobiliar o escritório, o ideal é procurar por uma boa relação custo-benefício. Durante os primeiros anos de vida da empresa, quando manter o equilíbrio do fluxo de caixa é mais difícil, investir no aluguel de mesas e cadeiras pode ser mais interessante.
Além de o custo ser mais baixo que o da compra, é possível contar com peças de qualidade, mas sem comprometer o orçamento.
Também vale ressaltar que, por mais apertada que a situação financeira seja, é imprescindível contar com ao menos algumas peças básicas no local.
Do contrário, o escritório parecerá amador, o que, por sua vez, prejudicará a imagem do estabelecimento perante clientes, investidores e colaboradores em potencial. Assim, vale a pena investir na pesquisa de preços, sondando o preço de uma mesa de reunião na Zona Norte e, além disso, em outras regiões.
Não abra mão dos treinamentos
Pesquisas comprovam que colaboradores que se sentem valorizados produzem mais, melhor e são menos propensos a procurar um emprego em concorrentes.
Uma das maneiras de se fazer isso é investindo em treinamentos, mostrando que o estabelecimento está disposto a melhorar o nível de qualificação da sua equipe.
Esse, porém, não é o único benefício de tal medida, ele também faz com que seus funcionários estejam a par de tudo o que é de mais novo no mercado.
Consequentemente, eles podem incorporar técnicas mais modernas – e, consequentemente, mais produtivas – em sua rotina de trabalho.
Do mesmo modo, há treinamentos que melhoram a qualidade de vida no trabalho e reduzem as chances de afastamentos por motivos de saúde, como no caso de um treinamento de ergonomia no trabalho.
Nesse caso, o objetivo é orientar os funcionários a respeito da importância da manutenção de uma boa postura durante o expediente de trabalho, de modo a evitar problemas tais como:
Dores nas costas;
Fadiga;
Stress;
Lesão por esforço repetitivo (LER).
Por conta disso, mais uma vez, trata-se não de um mero gasto, mas de um investimento.
Invista na manutenção preventiva de equipamentos
Toda empresa, independentemente do segmento, depende de alguns equipamentos para realizar suas atividades cotidianas, mesmo que elas sejam eminentemente intelectuais. Um bom exemplo disso são os escritórios de advocacia.
Muitas vezes, eles investem no aluguel de impressoras SP para fazer a impressão de documentos importantes, como contratos ou mesmo processos judiciais completos.
Por conta disso, qualquer falha que venha a acontecer em qualquer máquina, inviabilizando o seu funcionamento, pode causar um sério transtorno na rotina de trabalho, prejudicando a produtividade.
Para evitar que isso aconteça, recomenda-se investir na manutenção preventiva de tais itens. Nesse caso, é realizada uma vistoria completa do equipamento, independentemente de ele mostrar ou não sinais de defeitos.
Dessa maneira, podem ser identificados problemas que ainda não são aparentes, de modo que se pode proceder à sua correção antes que ele comprometa o seu funcionamento.
Isso é válido para os mais diversos tipos de máquinas, desde a manutenção de impressoras até aparelhos de ar condicionado e computadores pessoais.