O sucesso dos negócios depende não só do mercado, mas também do investimento em melhorias de processos e inovações, como automação.
Desta forma, a gestão do negócio torna-se muito mais simples e cómoda, o que pode aumentar significativamente os lucros, ao mesmo tempo que reduz o custo de cobrança.
O Brasil provou ser um país favorável à automação, graças ao aumento do TTE (Total Entrepreneurship), chegando a 38%.
Segundo o relatório GEM (Global Entrepreneurship Monitor), cerca de 52 milhões de brasileiros têm negócios próprios e esse número só vai crescer.
A pesquisa também mostra que o Brasil está na melhor posição, considerando os países do BRICS (Brasil, Rússia, Índia, China e África do Sul). O segundo lugar é a China, com 26,7� TTE; e a Rússia ficou em último lugar, com 8,6%.
Com isso, fica claro que estamos vivendo uma era de ouro para a automação.
Além do sucesso das empresas no mercado, a automação de tarefas é uma forma de se destacar da concorrência ao fornecer produtos/serviços de alta qualidade.
Mas o que é automação de processos?
A automação de processos é a substituição de tarefas manuais repetitivas realizadas por humanos por máquinas, equipamentos e sistemas eletrônicos.
As operações são assim realizadas de forma automática, uma vez que as máquinas se encarregam de fazer o trabalho.
A automação de processos utilizada pelas empresas não é nova. O avanço da tecnologia e a inovação técnica têm permitido a substituição de muitas tarefas, principalmente nas áreas de produção, gestão, operações, relacionamento e controle financeiro.
Por exemplo, uma empresa de manutenção eletrica predial pode automatizar o processo de gerenciamento de contatos.
Com isso, é possível armazenar os dados dos clientes, bem como as especificações de cada serviço realizado.
Dessa forma, erros ou mal-entendidos são evitados ao realizar um kill, pois todas as informações importantes são armazenadas corretamente em um sistema de computador.
Nas indústrias, a automação é muito comum, principalmente nos processos de fabricação. Por exemplo, a usinagem de peças de alumínio usa controle numérico computadorizado para cortar e moldar com mais precisão o material usinado.
O resultado é um produto excelente, que pode ser produzido em massa ou adaptado às necessidades individuais do cliente.
Além disso, as máquinas CNC são muito mais precisas do que os equipamentos convencionais, portanto, há menos desperdício de matéria-prima e menores custos de produção.
A automação de processos oferece muitas vantagens para as empresas. Entre eles estão:
- Melhorar a qualidade dos produtos e serviços;
- Aumento da produção, em menos tempo;
- Minimizando erros e erros humanos;
- Fácil de fazer o trabalho;
- Melhor controle de custos;
- Maiores oportunidades de lucro.
Além disso, a automação de processos também pode ser vista em outras áreas de negócios, como o planejamento de marketing.
De fato, é muito comum ver divulgações patrocinadas nas redes sociais, utilizando ferramentas automatizadas para anunciar de forma assertiva para o público-alvo.
Ainda na área de marketing, a automatização de processos pode ser uma boa opção para o e-commerce corporativo.
Imagine uma empresa especializada na produção artesanal de macarrão que são vendidos na Internet. A loja virtual pode solicitar aos clientes especificações de produtos diretamente no site.
Com isso, além de armazenar as informações de cobertura, a empresa também tem acesso aos contatos dos clientes, que podem investir na divulgação de fidelização, como cross-marketing e-mail e distribuir ofertas.
Mas como você sabe quando é hora de automatizar os processos de negócios?
Se você notar sinais negativos em seu negócio, como redução do número de clientes, aumento de custos e alta rotatividade de funcionários, é hora de investir em uma alternativa que não afete a sobrevivência da sua empresa.
Isso não quer dizer que a automação de processos deva ser feita apenas durante uma crise. Em contraste, muitas empresas automatizaram grande parte do processo de planejamento estratégico.
No entanto, os sinais negativos são a razão pela qual muitos empresários decidem investir em automação.
Nesse sentido, certos eventos podem demonstrar que é hora de automatizar processos. Leia abaixo:
Falta de padronização do trabalho
As atividades de qualquer empresa precisam de normas. É isso que garante a qualidade do produto/serviço, bem como a reputação da marca no mercado.
Ao fabricar tubos e perfis de alumínio, mesmo com medidas específicas e projetos de engenharia personalizados, a fábrica deve aderir aos padrões de produção, materiais e cronogramas.
Afinal, não é lucrativo oferecer uma prateleira excelente e outra com defeito. Além disso, a falta de padronização dos processos de negócios tem outras consequências.
Entre os principais problemas, destacam-se as dificuldades na mensuração do desempenho dos funcionários e trabalhadores, desorganização das atividades produtivas, formação deficiente dos trabalhadores, redução da eficiência das falhas, entre outros problemas.
A automação de processos garante a padronização do trabalho dentro da empresa, colaboração ativa com resultados rentáveis.
Portanto, é necessário mapear as áreas de atuação, verificar as principais atividades e, portanto, estabelecer um sistema de gestão automatizado.
Cabe mencionar que a padronização de processos, baseada na automação, garante a uniformidade de dados e informações sobre a empresa. Assim, fica mais fácil tomar decisões e implementar planos.
Perda de informações importantes
Imagine uma empresa que presta serviços de engenharia elétrica. Diariamente, a empresa processa milhares de informações logísticas para importação e exportação de insumos, mercadorias e produtos.
No entanto, uma simples falha de comunicação pode comprometer todo o processo, principalmente no que diz respeito ao cumprimento de exigências legais.
Por isso, é fundamental que as empresas – não apenas alfandegárias – tenham controle sobre todas as informações e dados importantes, seja para o desempenho do negócio ou para o atendimento ao cliente.
Diversos softwares de controle de informações e dados já podem ser encontrados, desde versões simples até versões mais complexas. Por isso, é necessário avaliar qual solução é a melhor, dependendo do perfil da sua empresa.
Dificuldade em tomar decisões
Os empreendedores enfrentam uma ampla gama de decisões todos os dias que afetam suas operações de negócios. Sabemos que nem todos são fáceis, mas para isso podem contar com relatórios, dados, analytics, entre outras ferramentas de gestão que influenciam as decisões.
No entanto, a dificuldade em decidir algo pode ser um sinal de falha nos processos, devido à falta de uma base sólida de análise e medição.
O ideal é investir em um sistema de gestão integrado e automatizado. Ou seja, uma solução completa para todas as áreas da empresa – desde a compra de matéria-prima até a venda de produtos/serviços finais.
De fato, mesmo pequenos investimentos, como a instalação de nobreak industrial, devem ser avaliados antes da implementação.
No exemplo acima, um UPS pode ser uma alternativa viável para empresas que precisam de energia ininterrupta. No entanto, pode não ser um investimento adequado para uma pequena loja de roupas.
É aí que entra a importância da análise de dados com um sistema de gestão: com essas informações, o empreendedor pode avaliar se o investimento trará lucro ou prejuízo.
Desperdício de materiais
O desperdício excessivo de materiais no processo de produção pode ser prejudicial para um negócio. Além da perda de investimento, os custos de produção aumentam e seu negócio pode deixar de ganhar dinheiro com a venda de mercadorias.
Por exemplo, um corrimão de alumínio para escada caracol eficiente é capaz de durar muito tempo. Equipamento com defeito, degrada rápido.
Uma forma de reduzir o desperdício de material é investir na automação de máquinas e equipamentos.
Desta forma, um sistema eletrônico controla o funcionamento do equipamento e, em caso de falha, o software avisa sobre a necessidade de manutenção ou substituição.
Por exemplo, se a placa refrataria estiver desgastada, o sistema pode programar a manutenção preventiva da máquina antes que ela pare.
Deve-se notar que o desperdício também pode ser tempo e esforço. Se uma atividade ultrapassa o cronograma, é sinal de que o tempo não está sendo bem administrado na empresa, o que também pode afetar a lucratividade.
O desperdício de mão de obra inclui funcionários ineficientes e ociosidade, o que força as empresas a contratar mais funcionários para realizar o trabalho.
Além de não beneficiar a empresa, gastar mais com os funcionários, o desperdício de mão de obra também afeta negativamente a qualidade de vida dos trabalhadores, causando doenças ocupacionais.
Portanto, controlar o desperdício de materiais, pessoas e tempo é essencial para o sucesso do negócio.
Este texto foi originalmente desenvolvido pelo grupo de blogs Guia de Investimento, onde você encontra centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.