Quando o espaço é otimizado para comunicação, também é otimizado para colaboração. Ao planejar seu espaço de escritório em torno do que mantém seus funcionários motivados e equipados para trabalhar, você está vários passos à frente em direção à produtividade.
Aqui estão algumas dicas sobre como otimizar o espaço e os recursos do seu escritório.
1. Dê aos funcionários espaço para trabalhar em seus próprios termos
Contanto que você não esteja perdendo produtividade, não há problema em permitir que os membros de sua equipe usem o espaço da maneira mais confortável para eles.
Quer queiram sentar-se sozinhos ou com alguns colegas, quer gostem de trabalhar num espaço aberto ou em recintos fechados; adaptar o espaço para acomodar as necessidades e preferências de cada pessoa.
Isso garantirá que todos estejam satisfeitos o suficiente para um bom desempenho. Por exemplo, alguns funcionários podem preferir cubículos individuais para que possam ter seu espaço pessoal onde podem armazenar itens importantes sem que ninguém invada.
Outros podem achar desconfortável trabalhar sozinhos o dia todo, tornando a formação de equipes essencial.
2. Não negligencie o armazenamento
Certifique-se de abrir espaço para itens volumosos que, em última análise, podem ser uma distração e contraproducentes. Pense em seus equipamentos e suprimentos comumente usados, incluindo impressoras (se você imprime documentos regularmente) e scanners (se você lida com transações sem papel) que podem ficar em sua mesa.
Um espaço de armazenamento também será útil se sua empresa realizar seminários ou workshops no local; geralmente é necessário um espaço designado como salas de apoio. Pode até ser necessário construir espaços separados no escritório apenas para guardar algumas de suas coisas.
Dessa forma, você liberará espaço para outras atividades do escritório, como reuniões ou esforços colaborativos, que incentivam o trabalho em equipe entre os funcionários.
3. Forneça de forma inteligente
A mobília de escritório que você escolhe para otimizar o espaço pode ter um grande impacto no desempenho das pessoas. É importante optar por produtos que sejam eficientes em termos de espaço e projetados ergonomicamente para garantir o bem-estar dos trabalhadores.
Por exemplo, um líder de equipe que deseja criar um espaço aberto onde funcionários de diferentes departamentos possam se reunir deve considerar investir em mesas longas que não tenham pedestal central.
Este design permite que os trabalhadores fiquem de frente um para o outro, mantendo a mesa baixa o suficiente para que não precise esticar o pescoço ou esticar as costas apenas para olhar através dela.
Outra escolha inteligente são as cadeiras empilháveis que ocupam menos espaço do que as convencionais, permitindo que os membros da equipe se movam facilmente se quiserem outro colega de trabalho por perto durante as discussões em grupo.
4. Considere espaços de coworking e escritórios com serviços
Muitas empresas escolhem espaços de coworking com endereço fiscal em Jundiaí e em outras cidades e escritórios com serviços em vez de um escritório convencional para otimizar a otimização do espaço.
Um espaço de coworking é mais ou menos um espaço aberto onde indivíduos de diferentes empresas podem compartilhar o mesmo local e recursos.
Um ponto em comum para muitos seria ter Wi-Fi no local, mas eles também têm vantagens adicionais, como oportunidades de interagir com outros profissionais, obter novas ideias sobre como melhorar seu processo ou produto e ter acesso a equipamentos compartilhados, como impressoras que podem não estar incluídas no seu pacote de aluguel.
Os escritórios atendidos são diferentes dos espaços de coworking porque geralmente atendem apenas uma empresa e fornecem não apenas aluguel de espaço comercial, mas também serviços de suporte ao negócio, como infraestrutura de TI e comunicação (telefonia e internet) e ferramentas administrativas (software, papelaria).
Os benefícios são muitos, e uma grande vantagem para os empregadores é que os espaços de coworking podem ser reservados diariamente, semanalmente, mensalmente ou por quanto tempo você precisar.
Existem muitos espaços de coworking como o Beework que oferece serviço de endereço fiscal em sorocaba e em muitas outras cidades, assim trabalhadores podem adotar uma jornada flexível, intercalando dias de expediente em casa e no escritório compartilhado.
Em um momento em que o número de funcionários muda constantemente, não estar vinculado a um aluguel anual de uma propriedade ajuda os proprietários de empresas a gerenciar suas despesas gerais de acordo com os tempos.
5. Sempre considere a ergonomia do escritório
Embora a eficiência do espaço e a produtividade sejam considerações importantes ao trabalhar com a otimização do espaço de escritório, lembre-se de que as necessidades humanas sempre vêm em primeiro lugar.
Projetar um espaço de escritório leva em consideração o bem-estar físico e mental dos funcionários, o que significa que eles devem ter um espaço que não seja apenas para computadores, mas também para se movimentar confortavelmente.
O layout do seu espaço afeta a produtividade, por isso é importante planejar cuidadosamente a utilização do espaço.
O uso de software de otimização de espaço também pode ajudar a visualizar sua área antes de configurar objetos dentro dela. Além disso, é importante tornar o ambiente o mais relaxante possível, opte por usar um difusor aromatizador de óleos essenciais para ajudar neste quesito!
Você pode optar por obter aplicativos de planejamento de espaço ou usar ferramentas de planejamento de espaço online gratuitamente.