Hoje em dia por conta das tecnologias e da necessidade de produção cada vez mais alargada as empresas e também as fábricas estão sempre procurando eficiência e qualidade em suas ações, e para que isto aconteça existem muitas metodologias que podem ser empregadas.
Esse serviços atuam tanto nos chamados processos operacionais, como os serviços de assessoria trabalhista, terceirização de setores, entre muitos outros elementos e processos. Assim, as empresas sempre procuram meios e ferramentas de tornar tudo mais integrado e mais seguro.
Neste artigo falaremos sobre alguns elementos que podem ser usados para a otimização de processos variados, desde a necessidade de um sistema de segurança mais qualitativo, com vigilantes que ficam sete dias por semana e que necessitam de monitoramento constante com a distribuidora de câmeras de segurança até serviços de qualidade de impressão.
Os processos de outsourcing: a contabilidade
As terceirizações são cada vez mais presentes dentro das empresas e alguns serviços são conhecidos como outsourcing. Um dos outsourcing que vem ganhando destaque é dos que envolvem os mais variados processos contábeis.
O outsourcing ao contrário da terceirização é a elaboração de uma solução completa que visam criar a integração dos seguintes serviços como:
- Atividades contábeis.
- Serviços fiscais;
- Controle financeiro;
- Elaboração de balancete.
Neste sentido, os serviços contabilidade que passam pelo outsourcing, são responsáveis por uma solução completa, assumindo a área inteira do cliente, de modo que a melhor performance seja alcançada, contribuindo para o sucesso do negócio.
Os outsourcing de contabilidade estão dentro do conceito chamado Business Process Outsourcing (BPO) que em uma tradução livre do inglês é “Terceirização de Processos de Negócios”.
O outsourcing contábil presta serviços além da assessoria, mas de todo o processo do setor e também de serviços estratégicos.
Portanto, para empresas que buscam melhor eficiência e maior qualidade nos serviços contábeis o outsourcing é fundamental.
Os processos de outsourcing: as impressões
Outro processo de outsourcing que vem crescendo nos escritórios são as impressões. Esse tipo de terceirização permite um maior controle de gastos e ainda permite que os recursos tecnológicos sejam colocados em prática.
Como vimos, outsourcing é a terceirização de toda uma área de forma estratégica e adequada, assim, o outsourcing de impressão e de cópias é quando todo esse setor é gerido por uma empresa ou por uma organização de fora.
Existem muitos benefícios para aderir a esse tipo de projeto como a redução de custos, mantendo as áreas de informática focadas na programação e não no conserto de impressoras, que agora fica a cargo dos gestores do outsourcing.
Variados empreendimentos podem usar os outsourcing como as empresas de contabilidade, de administrativos, entre muitos outros.
A digitalização de documentos das empresas
Em um mundo que usa cada vez mais a tecnologia e os serviços de terceirização, uma solução que vem sendo procurada é a da digitalização de documentos.
Os processos de digitalização de documentos permitem que haja agilidade, integração e também segurança. Digitalizar um documento corporativo significa tornar qualquer tipo de documento em suporte material em um suporte digital.
Para que essa conversão seja feita é preciso o uso de equipamentos como scanners, mecanismos de identificação de caracteres conhecidas como OCR e principalmente um melhor gerenciamento de dados em meios virtuais.
Com isso, os mais variados setores podem acessar os dados por meio de equipamentos como computadores, celulares e também tablets.
Dessa maneira, a gestão corporativa fica mais agilizada, e as empresas podem usufruir os benefícios da transformação digital que trataremos abaixo.
1. Aumento da produtividade
As empresas que possuem dados digitalizados garantem maior produtividade, de modo que as rotinas sejam mais agilizadas e otimizadas.
2. Segurança de dados
Por se tornarem dados digitais, os processos de segurança são mais eficientes e de modo mais abrangente.
Deste modo, vazamentos são evitados.
3. Otimização do espaço físico das empresas
O serviço de digitalização permitem que a demanda por espaço físico sejam menor, e a empresa consegue armazenar os dados de forma mais qualitativa e segura. Deste modo, a expansão dos negócios e das equipes pode ser possível.
Neste sentido entendemos que as empresas para funcionar precisam de investimento em procedimentos que agilizam a rotina, como a virtualização dos documentos, e também a terceirização de processos por meio de outsourcing.
Somente assim, haverá empresas mais otimizadas, seguras e eficientes.